Debes dejar de hacer esto si quieres ser más productivo... y solo depende de ti

Empiezas una tarea y te interrumpe el zumbido de la vibración por un mensaje, el pitido de que has recibido un correo o el tono de una llamada y acabas por perder la concentración. ¿Te suena familiar? Todo esto es el resultado directo del multitasking, y precisamente esa es la clave detrás de tu falta de productividad. 

Con todos los avances en la tecnología y en el mundo laboral, nos vemos envueltos en el multitasking incluso sin quererlo. Ahora debemos estar en constante aprendizaje, implementando nuevas herramientas sin dejar de utilizar las antiguas y las habilidades que ofrezcamos deben ser únicas, que produzcan valor y no sean fácilmente reemplazables por la inteligencia artificial. 

El precio de la multitarea

Asimismo, debemos ofrecer cada vez más y más. Y, aunque muchas veces lo logramos con éxito, esto no nos sale gratis sino que supone un coste muy elevado: disminuimos en productividad a largo plazo. De acuerdo con la investigación de la Universidad de Stanford, nuestra productividad decrece un 40% al hacer varias tareas al mismo tiempo.

Según la Asociación Americana de Psicología, el cerebro no está diseñado para aguantar un alto nivel de multitarea. Así mismo, según sus estudios, existen 3 tipos de multitarea. El primero es cuando se intenta realizar 2 tareas de manera simultánea, como puede ser responder un mensaje durante una reunión del trabajo. 

La segunda es cuando intentamos cambiar de una tarea a otra como el ejemplo inicial que poníamos sobre dejar de hacer una tarea porque recibes una notificación, llamada o correo, y la tercera es cuando llevamos a cabo 2 o más tareas en una sucesión rápida ya que, aunque no lo creamos, necesitamos tiempo para adaptarnos a cada tarea. Para evaluar la productividad que se pierde a la hora de usar el multitasking, los expertos analizan el segundo caso y evalúan el tiempo que se pierde entre tarea y tarea. 

Por qué perdemos tiempo con el multitasking

Los resultados evidencian que somos menos efectivos si tenemos que cambiar tareas. Como explica la propia APA, a mediados de los 90s, Robert Rogers, PhD, y Stephen Monsell, D.Phil, llegaron a la conclusión, mediante diversos ensayos, de que las personas eran más lentas cuando les tocaba cambiar tarea que cuando les tocaba repetirlas. Esto también se explica con lo que ya afirmó Jeff Bezos, quien prioriza reducir su toma de decisiones. Si embotamos nuestra mente con decisiones innecesarias, reducimos nuestro rendimiento a largo plazo. 

Aunque probablemente pienses que esto tiene fácil solución si simplemente reservamos más tiempo para permitir el cambio de tarea, ¿No?. Los resultados prueban que, aunque tengamos más tiempo disponible, esto continúa siendo ineficiente pues no eliminan el coste que supone el cambio de tarea. Así pues, ¿Qué hacemos entonces para evitar el multitasking?

Cómo evitar el multitasking

En primer lugar debes recordar que tu objetivo principal es hacer solo una cosa a la vez. Aunque sientas que te está tomando más tiempo, a la larga estás siendo más eficiente. Por eso, aleja tus distracciones y crea un espacio en el que te sea sencillo dedicarle tu atención completa al trabajo que vas a completar. Aleja el móvil, silencia notificaciones y avisa a tus compañeros que estarás enfocado en tu tarea para acabarla con facilidad. 

Así, debes planificarte de antemano. No debes dejar que la carga de trabajo se vuelva abrumadora para elaborar un plan de día. Primero debes enfocar tus prioridades y ordenarlas. Puedes hacerlo mediante cuadros que indiquen cuáles son urgentes o importantes y así identificarás cuáles son las prescindibles para evitar una sobrecarga de trabajo. O, si lo prefieres, puedes elaborar listas simples en las que, usando papel y boli, te crees un esquema mental de las tareas que debes llevar a cabo.

Del mismo modo, también debes considerar tus descansos. Es poco realista pensar que podemos ser productivos sin tomar descansos. Debemos dedicar tiempo en el calendario a recargar energías. Para ello, el método pomodoro es un gran aliado porque divide las tareas en bloques horarios de 25 minutos tomando descansos que son fundamentales para evitar quemarnos con las tareas. 

Por último, es importante que, como explica el autor de Hábitos Atómicos, aprendamos a decir que no. Para lograr concentrarnos totalmente en los objetivos que tenemos por delante, debemos ser consecuentes y entender que, hasta que no acabemos la tarea, salvo casos extremos, no debemos desconcentrarnos. De lo contrario, acabaremos perdiendo tiempo y alargando la jornada innecesariamente.