En la búsqueda para llegar a un estado óptimo de productividad nos preocupamos por estar ocupados todo el día, por hacer "algo". Entendemos productividad como el hecho de entregar resultados tangibles, de trabajar. Aunque en realidad, productividad se basa en cumplir objetivos, y si nuestro objetivo del día era descansar mientras vemos Netflix, entonces hemos sido productivos. Khe Ky, el creador de RadReads y experto en productividad, explica unos trucos que pueden hacernos más productivos en nuestro trabajo mientras recargamos la baterías.
Establece tus motivaciones y explótalas
El ex-trabajador de Wall Street habla sobre las diferencias en sus cambios de estilo de vida y de cómo ahora disfruta más lo que hace. Así, como él mismo explica, "luchar por la productividad sin tener la intención correcta puede ser inútil", según el Wall Street Journal. El experto aconseja hacernos a nosotros mismos la pregunta de "¿Para qué sirve esto?". El experto, en otra entrada de su newsletter y página web RadReads, que explora temas relacionados con la productividad, el dinero y la ambición, hace referencia a la conocida frase de Sócrates que indica "una vida sin reflexión no merece vivirse".
Asimismo, el primer paso que debemos tomar hacia el camino de la productividad es el de establecer nuestras motivaciones. Debemos aprender a conocernos, a entender qué es lo que nos hace querer ser productivos y así podremos sacarle provecho a nuestro día. Ky pone el ejemplo de preguntarnos por qué podemos tener la intención de acabar más tareas en el trabajo, por ejemplo. Esto podría deberse a que intentamos abarcar más para evitar preocuparnos sobre nuestras finanzas.
Como explicábamos anteriormente, trabajar por trabajar puede entregar resultados, pero no será tan productivo como si trabajamos con un objetivo en mente. Si logramos acabar nuestras tareas del trabajo, podemos aumentar nuestra productividad general. Ya que, como Ky señala, debemos intentar entender cuál es el impulso primitivo que nos hace querer algo. De lo contrario, "podrías ser la persona más productiva del mundo: simplemente estás nadando en la dirección equivocada."
¿Cómo podemos aumentar nuestra productividad?
En consecuencia, Ky expone una amplia variedad de trucos que pueden ayudarnos a ser más productivos y, a la vez, nos harán disfrutar más nuestro trabajo. Según comenta, el multitasking no suele funcionarle. Esto lo respalda con afirmaciones de expertos que indican que estar cambiando constantemente de tareas provoca un 40% de pérdida de productividad.
Asimismo, el multitasking puede que conlleve un mayor número de errores. Por esto mismo, el método predilecto de Ky para llevar a cabo las tareas es el método pomodoro. Este mismo se basa en dividir nuestro tiempo en bloques de 25 minutos (o 40 minutos, esto puede variar) con 5 minutos de descanso cada vez.
Auditoría de tiempo: ¿Qué es esto?
En relación al tiempo que le dedicamos a las tareas, una auditoría de tiempo puede brindarnos ventajas a la hora de identificar en qué invertimos nuestro tiempo. Ya te contamos sobre la matriz Eisenhower que divide las tareas en las categorías de urgente, no importante, no urgente e importante. La auditoría de tiempo puede servirnos para analizar si de verdad estamos priorizando las tareas que requieren de nuestra atención.
Ky recomienda varias maneras de realizar la auditoría: podemos usar una aplicación como Toggl, que tiene extensiones en iOS y Chrome, un diario donde escribamos a la antigua usanza las tareas y apuntemos también cuánto tiempo le dedicamos a cada una y finalmente un calendario donde estructuremos la jornada en base a las prioridades. En el caso del propio Ky, el momento de realización llegó cuando se dio cuenta que no estaba dedicando tiempo a la tarea más prioritaria de su lista. Así, este tipo de diarios pueden ser ventajosos para mejorar la organización de nuestro día.
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