La declaración de la Renta de los autónomos es una batalla por acumular gastos deducibles que permitan reducir los ingresos de la actividad económica y así pagar menos impuestos a Hacienda.
Y es que, los trabajadores por cuenta ajena tributan en el IRPF por el rendimiento de su negocio. Es decir, diferencia entre los ingresos que han obtenido y los gastos que han soportado (así tributa también el alquiler que cobras en la declaración).
Buena parte de estos gastos deducibles son fáciles de localizar y sumar, como las cotizaciones del autónomo. Sin embargo, hay otros que son más controvertidos, que Hacienda vigila y normalmente rechaza si llega el momento de la inspección porque has hecho mal la Renta.
La norma general: solo gastos de la actividad
Para evitar problemas si Hacienda realiza una declaración paralela es necesario conocer las tres reglas básicas sobre los gastos deducibles del autónomo en el IRPF, que es diferente a la del IVA en ciertos aspectos.
- Que estén vinculados a la actividad económica, es decir, que sean necesarios para poder desarrollar tu trabajo como autónomo.
- Que estén convenientemente justificados, lo que equivale a tener una factura en el peor de los casos.
- Que se hayan registrado en la contabilidad.
De los tres requisitos, los dos primeros son los que suelen causar más problemas. En el primer caso, bien porque el gasto no está relacionado con la actividad o porque se hace un uso mixto (como autónomo y como particular).
En el segundo caso, porque no hay una factura que los justifique, solo un ticket de compra.
Los gastos que Hacienda tiende a rechazar
Hay gastos que claramente no se pueden desgravar, pero existen otras partidas donde esa afección a la actividad económica no es tan clara. Se trata de elementos que se pueden usar para trabajar, pero donde también hay un uso particular.
Esos gastos controvertidos son los que Hacienda busca y tumba casi automáticamente si hay una inspección. En caso de duda, lo normal es que estos casos se rechacen.
Estos son los casos más habituales:
- El coche del autónomo, salvo que se trate de un vehículo expresamente comercial, como una furgoneta. Para poder desgravar el coche en la renta deberás demostrar de forma fehaciente que solo lo usas para trabajar. El mito de que se puede desgravar el 50% del gasto si hay un uso mixto viene de confundir la normativa de IVA con la de IRPF.
- Los gastos de mantenimiento del coche, lo que incluye gasolina y posibles reparaciones.
- Teléfono y gasto en telefonía, ya que Hacienda tampoco permite deducir con carácter general un móvil que utilices para todo. Podrás desgravar si lo utilizas para trabajar.
- Ropa, ya que la ropa solo es un gasto deducible si forma parte del vestuario profesional, como un uniforme y otras prendas con el logotipo del negocio o ropa de protección para determinados trabajos. ¿El traje como comercial? No es deducible y Hacienda normalmente lo echará atrás.
- Gastos de viajes, hoteles o vuelos si Hacienda considera que son excesivos o si no están relacionados con la actividad. Es decir, debes ser capaz de demostrar que el viaje se hizo para visitar a un cliente.
- Gastos en dietas cuando superan los límites establecidos por ley, que son de hasta 26,67 euros por comida y día en España y de 48,08 euros en el extranjero, o cuando no están debidamente justificados por haberse pagado en metálico.
- Gastos en atención al cliente, que son quizás los más interpretables. Hacienda tiende a denegarlos de forma casi automática, aunque se pueden reclamar si están realmente justificados. Así lo dictamina la Sentencia 458/2021 del Tribunal Supremo.
- Internet y suministros del hogar si el autónomo no trabaja desde casa o si lo hace, pero sin un espacio delimitado por paredes que use como despacho. Es decir, si trabaja en una habituación que no es exclusiva para la actividad.
A estos gastos que Hacienda tiende a rechazar hay que sumar los gastos que no son deducibles y que muchos autónomos desconocen que no desgravan como joyas, entradas para espectáculos (salvo que sea una atención a clientes) o una plaza de aparcamiento.
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